אסיפה כללית: מהזמנה לפרוטוקול

התחילו בתקנון החל על הבית ובשאלה מי מוסמך להשתתף ולהצביע. הגדירו סדר יום ממוקד, מסמכים לעיון ומועד שמאפשר היערכות. אין להניח שכל החלטה מתקבלת באותו רוב או באותו אופן חישוב.

בהזמנה פרטו את נושאי ההחלטה והפיצו אותה בדרך ובמועד שנבדקו לפי התקנון והדין. הכינו רשימת בעלי זכויות וייפויי כוח. הצבעה דיגיטלית לבדה אינה מבטיחה תוקף: יש לבדוק זיהוי, מניין, אופן השתתפות וסוג ההחלטה.

בפרוטוקול תעדו משתתפים, נוסח ההצעה, דרך ספירת הקולות, תוצאה והסתייגויות. צרפו מסמכים שאושרו והגדירו אחראי לביצוע. במקרה של מחלוקת או החלטה חריגה פנו לייעוץ מתאים במקום להסתמך על תבנית.